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平成17年8月1日
南山大学同窓会会長

個人情報の取り扱いについて

同窓生の皆さまの個人情報につきましては、今日まで同窓会が厳重に保管してまいりました。本年4月個人情報保護法の全面施行に伴い、同窓会では、皆さまの個人情報を適切に取り扱うべく、次のような方針を定め、取り組んでまいります。ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

1.個人情報の収集

個人情報の収集にあたっては、同窓会会則においてあらかじめ明確に定められた目的のために、必要な範囲内で
個人情報を収集します。 ※南山大学同窓会は会員相互の親睦を図り、本会並びに南山大学の発展に寄与することを
もってその目的とする。(同窓会会則第1章第2条)

2.個人情報の利用

収集した個人情報は、同窓会会則に則った目的の範囲内において利用します。

3.業務の委託

個人情報の取り扱いを含む業務を外部に委託する場合は、あらかじめ秘密保持のための覚え書きや契約書等を
かわし、個人情報の適切な取り扱いを義務付けます。

4.個人情報の管理

個人情報は正確かつ最新の状態で管理し、個人情報への不正アクセス、破壊、改ざん、漏洩などの防止のために、
適切な措置を講じます。

5.第三者への開示・提供

第3項に基づく外部への委託、法令等に基づく特殊な場合を除き、ご本人の事前承諾なく第三者に開示・提供
することはありません。

6.自己情報の開示・訂正・削除等

ご本人から自己の個人情報を開示、訂正、または、自己の個人情報の利用停止を希望される場合は、はがき、
メールまたはFAXで事務局までお知らせください。(電話でのご連絡はご遠慮ください)
ご本人と確認の上、速やかに開示・訂正・削除等の処理を行います。

7.個人情報の取り扱いに関する問い合わせ等

個人情報の取り扱いに関するご質問やご要望につきましては、はがき、メールまたはFAXで事務局までご連絡
ください。

 

南山大学同窓会事務局
〒466-8673 名古屋市昭和区山里町18
Email:dosokai@ic.nanzan-u.ac.jp  Fax: 052-832-0722 (休館・・・土日祝祭日)

 

以上について、今後必要に応じて、同窓会会則の改定や個人情報保護規定の整備など、
総会の同意をもって発効してまいります。

<個人情報の取り扱いについて>
同窓会では、2005年の個人情報保護法施行以来、同窓生の皆さまの個人情報を適切に取り扱うべく、基本方針・個人情報保護規定を定め、慎重に取り組んでいます。この春ご卒業の新同窓生をはじめ、同窓生の皆さま方には、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
●次の場合に個人情報が利用されます。
1.会報の発送、同窓会主催行事の案内ならびに支部・地域南山会から案内を発送するとき。
2.同期会、クラブOB会、クラス会等の親睦会開催にあたり、幹事担当の同窓生から申し出があり、
   提供が適正と認められたとき。
3.南山大学・南山学園やその教職員の方から申し出があり、提供が適正と認められたとき。
4.その他同窓会活動において提供が必要と認められたとき。
●個人情報の利用に同意されない場合は、お申し出ください。
1.会報の裏表紙に貼付されている「はがき」の右面「個人情報消去届」該当個所にしるしをつけて
   返送してください。または、FAX、E-mailで事務局までお知らせください。
2.本人確認をさせていただいた上で、同意されない項目を消去します。
   ただし、システム上、お名前は会員履歴に残ります。
注)住所の利用にご同意いただけないと、同窓会報はじめ一切の案内をお届けできなくなりますのでご注意ください。
  「電話番号のみ利用に同意しない」方には、今後も会報をお送りします。
●個人情報の取り扱いに関するご質問は、FAXまたはE-mailで同窓会事務局までお尋ねください。
南山大学同窓会 FAX 052-832-0722  E-mail dosokai@ic.nanzan-u.ac.jp

同期会・クラス会・クラブOB会幹事の方へ

<個人情報申請の手続き>
同期会・クラス会・クラブOB会などを開催するために、該当者の住所などの個人情報が必要な場合は以下の
要領でお申し込みください。
  • ●お申し込みは代表者2名以上でお願いします。
  •    事務局から「同窓会会員情報申請書」と「秘密保持誓約書」をお送りします。
  • ●「同窓会会員情報申請書」に必要事項を記載し提出してください。
  • ●個人情報保護の観点から、「秘密保持誓約書」に代表者または幹事全員が署名捺印して提出してください。
  • ※「秘密保持誓約書」とは、該当情報について主に次のことを誓約するものです。
  • 1)申し込みの親睦会開催のためだけに使用する。
  • 2)情報をもとに名簿を作成して配布しない。
  •      参加者名簿を配布する場合は事前に本人の承諾を得た項目のみ記載する。
  • 3)漏洩防止に努め、取り扱いには十分注意する。
  • ●親睦会の案内通知文をすみやかに事務局にお送りください。
  • ●会員情報は使用後すみやかに事務局にご返却ください。
  • ご不明な点がありましたら、事務局までお問い合わせください。

    上記に関する問い合わせ先:南山大学同窓会事務局 TEL 052-832-0772